Ihre kleine Party-Checkliste

Grundlegende Angaben

Name des Veranstalters
Rechnungsadressat
Veranstaltungsdatum
Veranstaltungsort
ca. Gästeanzahl
Altersstruktur

 

Art der Veranstaltung

Hochzeit, Geburtstag, Taufe,...

 

Charakter der Veranstaltung

Empfang, Buffet, gesetztes Essen,...

 

Der Zeitplan

Wann kann aufgebaut werden?
Wann treffen die Gäste ein?
Wann soll das Essen beginnen?
Wann gibt es Reden oder Beiträge?
Wann voraussichtliches Ende?
Wann kann abgebaut werden?

 

Die Einladung

Wann soll eingeladen werden?
Wie soll eingeladen werden? (schriftlich, mündlich,...)
Gibt es eine Gästeliste?
Soll um Rückantwort gebeten werden und bis wann?
Ist mit unerwarteten Gästen zu rechnen? (Polterabend, Tag der offnen Tür,...)
Gibt es eine Sitzordnung?
Ist mit Fahrern oder Sicherheitspersonal zu rechnen?

Sind besondere Kleidungsvorschriften vorgesehen? (Frack, dunkler Anzug, leger,... )

 

Welche Bewirtungsform?

Stehempfang
Buffet
Menü

Der Etat

Welcher Kostenrahmen ist vorgegeben?
Wollen Sie Leistungen selbst erbringen?

 

Was wird an Ausstattung benötigt?

Räume, Zelte, Schirme
Mobiliar, Stehtische
Dekoration
Geschirr, Besteck, Gläser
Blumenschmuck
Getränkekühlung, Zapfanlage
Wasserversorgung, Strom
Toiletten
Küche und Küchengeräte
Buffetaufbau
Tischwäsche
Menükarte, Sitzordnung
Projektor, Tafel, Beschallung, Beamer
Heizung

 

Weitere wichtige Details

Gibt es besondere Gästeerwartungen?(Sitzgelegenheiten für ältere Herrschaften,Vegetarische, diätetische Speisevorschriften)
Wann reisen die Gäste an und ab?
Taxis, Fahrdienste benötigt?
Gibt es ausreichend Parkraum?
Muss Garderobe besetzt werden?
Wann kann ein Ortstermin mit dem Partyservice vereinbart werden?
Wer ist der Ansprechpartner?

 

Denken Sie auch rechtzeitig an

Entertainer
Fotograf
Pressebetreuung
Behördliche Genehmigungen
Meldung an Polizei
Abstimmung mit Nachbarn
Reservierung von Räumlichkeiten